23 April, 2012

Experiencias y resultados en la implantación y utilización de entornos formativos 2.0

En este artículo queremos mostrar y dar a conocer datos que ayudan a empresas, proveedores y profesionales en su toma de decisión a la hora de plantear proyectos de formación E-Learning 2.0 en su organización. Para elaborar este trabajo se han estudiado más de 30 entornos de aprendizaje colaborativo implantados en compañías e instituciones de diferentes sectores, como farmacia, seguros, hoteles, automoción o alimentación, entre otros.

Pablo Navarro, Socio Director de Raccoon

Descripción de la herramienta utilizada. Hemos basado nuestra investigación en el estudio de la utilización por parte de las empresas de una herramienta de aprendizaje colaborativo. Se trata de una plataforma en la que el curso es la base de la formación. ¿Qué es un curso? Entendemos por curso una unidad formada por un conjunto de objetos formativos. ¿Y que son los objetos formativos? Documentos de todo tipo, como textos, imágenes, vídeos, podcasts, enlaces, pdfs, casos de discusión, y clips E-Learning SCORM, por sólo mencionar algunos ejemplos.

Formación indivudual, formación grupal e itinerario formativo. La metodología en la que se basa esta herramienta colaborativa permite planificar la formación de cada usuario dependiendo de su perfil. Es decir, para poder determinar los cursos que un alumno debe seguir la herramienta los relaciona con un tipo concreto de trayecto.

Hay tres conceptos claves a entender: formación individual, formación grupal e itinerario formativo. Comenzaremos aclarando el concepto de itinerario formativo, que no es otra cosa que un listado estático de cursos definido por unos puestos o cargos concretos dentro de la organización.

El itinerario formativo es la formación que corresponde a un puesto de trabajo o a un cargo en particular en la organización. Es decir, por tener un puesto X el usuario recibirá en su plan de formación individual todos los cursos que estén comprendidos en el itinerario formativo X.

La formación grupal, por su parte, permite asociar cursos a un grupo específico de personas. A un usuario le pueden corresponder unos cursos por formar parte de un departamento específico, pertenecer a una sede en particular, o todo tipo de grupo que pueda existir dentro de una organización.

En tercer término, podríamos definir el Plan de Formación Individual como la bolsa de cursos que puede o debe realizar cada persona.

Adicionalmente, esta herramienta colaborativa  trabaja con una funcionalidad que determina cuándo tienen los usuarios que realizar los cursos: se trata de las ediciones. Es decir, un mismo curso se puede lanzar en diferentes momentos a grupos de personas diferentes. La herramienta ofrece la posibilidad de planificar la formación de los usuarios en grupos pequeños, con antelación, y de comunicar a los alumnos a través de alertas las próximas ediciones a las cuales están asignados.

Un curso se puede superar de diferentes maneras. Así, la herramienta integra informes para que los responsables de la formación puedan seguir los avances de los empleados: saber quién ha aprobado un curso o no, quién ha visitado un objeto formativo en particular, quién ha superado una evaluación, etc.

La plataforma permite además crear casos prácticos y enviarlos a usuarios definidos por el tutor o profesor del curso. La corrección se hace online, y todos los actores –alumnos, docentes, tutores- pueden intercambiar archivos subiéndolos o descargándolos en la plataforma.

Posibilidades

La plataforma es sumamente intuitiva y sencilla. Una vez el usuario accede con sus claves, descubre una interfaz 2.0 con varios menús. Uno de ellos se denomina Mi Aprendizaje, donde aparece el itinerario formativo de cada alumno.

Siguiendo la metodología del Aprendizaje Colaborativo, el usuario siempre obtendrá el activity stream, esto es, lo que ha completado o llevado a cabo en el sistema la red de contactos del alumno desde la última vez que se ha conectado. Y es que una vez que un compañero acepta a otro en contactos, ambos pueden acceder a sus muros y fomentar el contacto, con el fin de ampliar el conocimiento y el intercambio.

Es decir, si el usuario X está en mi red y se define como experto en una determinada materia, puedo preguntarle cuestiones de su especialización, observar qué objeto ha comentado, ver si está siguiendo el mismo camino que yo, o qué elemento ha valorado con buena nota. Además, como si de cualquier red social se tratara, cuento con su contacto, por lo que también se convierte en una herramienta de Comunicación 2.0 al uso.

Otra funcionalidad que los usuarios aprecian es aquella que clasifica y presenta periódicamente los objetos de más éxito. La plataforma efectúa estos podium a través de un algoritmo que evalúa aquellos que reciben más comentarios, los mejor valorados y los que acumulan más visitas, dividido entre los objetos formativos, los cursos y los usuarios más activos.

Los resultados

El porcentaje medio de participación voluntaria (sin obligatoriedad en la ejecución de un curso) a los seis meses de las implantaciones es del 85%, entendiendo como participación la ejecución de varios objetos formativos.

Estos entornos formativos han recibido más de 200.000 visitas en el plazo de 12 meses.

Por otro lado, se han registrado más de 13.000 comentarios de usuarios. Estas intervenciones consistían principalmente en:

  • Comentarios de aprendizaje colaborativo.
  • Comentarios al sistema de formación o a las acciones formativas.
  • Comentarios sobre incidencias.

No todos los comentarios eran positivos, pero en nuestra opinión esto también es una buena noticia, ya que ahora las entidades tienen al menos feedback acerca de lo que está ocurriendo en los sistemas.

Los mencionados resultados se basan en un público objetivo de 60.000 usuarios, con entornos que van desde los 100 usuarios hasta los 25.000 potenciales.

El aprendizaje está en la conversación

Un resultado sorprendente es que los usuarios dan mucho más valor a los objetos formativos que generan discusión, ya sean estos multimedia o no; es decir, podemos concluir que lo que el usuario busca es utilidad, dinamismo, temas que enriquezcan, disminuyendo la importancia del formato del objeto.

Tipos de experiencias

Con la herramienta se han impartido acciones formativas formales, informales y blended. Las acciones formativas formales tenían un formato típico según el cual los usuarios debían ejecutar una serie de objetos formativos en un periodo dado, además de superar una evaluación. Las acciones formativas informales, por su parte, han contemplado desde lanzamientos de productos hasta escuelas de ventas.

Lecciones aprendidas

Queremos resaltar aquí que las plataformas o acciones formativas con mayor porcentaje de comentarios encaminados a colaborar sobre la temática o bien a aportar al conocimiento fueron aquellas lideradas por un tutor o Community Learning Manager.

Otra conclusión en el caso de la formación en habilidades “soft” es que los casos de discusión son los objetos formativos que más feedback generan, potenciado sobre todo por la acción del tutor. Nuestra recomendación es que estos sistemas cuenten con un gestor a tiempo completo que dinamice las plataformas, organice los contenidos, y participe y dé feedback a los comentarios de los usuarios.

En definitiva, fomentar la participación activa de los usuarios en la plataforma 2.0 de E-Learning es vital si queremos lograr una formación eficaz y rentable para cualquier organización. Los usuarios activos retienen mejor los conceptos porque los llevan a la práctica, bien sea a través de comentarios, de preguntas o aportando nuevos contenidos que no hacen sino retroalimentar todo el proceso formativo en su conjunto.

Los usuarios buscan experiencias formativas cargadas de utilidad, dinamismo y riqueza; un espacio donde encontrar respuestas directas a las preguntas que diariamente le surgen en la forma de trabajo actual: rápida, global, exigente, con horarios variables y ubicaciones extremadamente móviles.

Ejemplos de aplicaciones de la plataforma 2.0

Comunidad de aprendizaje sobre venta de producto farmacéutico

Esta comunidad se dirige a la red comercial de un producto concreto y está gestionada o tutorizada por el jefe de producto. Se realizó una clasificación de objetos formativos con debates, enlaces, archivos, y un largo etcétera. La participación por parte de los destinatarios se hace constante a lo largo de los meses y casi el 100% de los comentarios se enmarcan en el aprendizaje colaborativo.

Lanzamiento de producto del sector automoción

El 84% de los usuarios ha entrado en la plataforma en sus primeros seis meses de actividad. Ésta obtuvo 24.000 visitas en medio año con el lanzamiento de dos productos. El objeto que más visitas recibió fue un video sobre un nuevo coche (más de 17.000). Adicionalmente, los usuarios fueron publicando otros sobre el mismo coche, y precisamente estos objetos formativos se clasificaron en segundo lugar en el ranking de visitas y comentarios por parte del resto de la red de empleados de las concesiones de venta.

Comunidad de aprendizaje `best practices´ en hostelería

En el marco de una comunidad de aprendizaje de una importante empresa del sector de hostelería, cuyo fin último es la difusión de buenas prácticas, se creó en su día un foro en el que hemos ido observando una interesante actividad en cuanto a publicación de contenidos.

Seis meses después de su lanzamiento, el curso ya cuenta con 130 objetos formativos, todos ellos aportados por los usuarios asistentes. Hay que tener en cuenta que no se hizo ninguna comunicación para lanzar esta comunidad, por lo que si tomamos este dato en consideración las cifras de participación son aún más exitosas. Su objetivo es compartir conocimiento sobre la experiencia de los clientes en los hoteles, e intercambiar ideas para mejorarla.

Plataforma en empresa tabaquera

Esta plataforma cuenta con 720 usuarios dados de alta, de los cuales un 95% ya ha accedido. La cifra es realmente positiva si consideramos que se consiguió en tan sólo tres meses de actividad. En total, el sistema ha recibido más de 25.000 visitas en este período de tiempo.

Cuenta con 30 cursos compuestos por 210 objetos formativos; los objetos que más comentarios han tenido hasta la fecha son una evaluación sobre “prácticas y principios” (273) y un objeto explicando las reglas de uso de la plataforma (70). En total, los contenidos de la plataforma ya han generado más de 1.500 comentarios, es decir, que cada usuario que ha accedido a un objeto formativo ha comentado por lo menos dos veces un objeto.

En esta tabaquera, un grupo de cuatro administradores se encarga de la difusión y planificación de la formación. La plataforma centra su atención la mayor parte de su tiempo: lanzan formaciones cada dos o tres semanas, y al término de este periodo ya está lista la siguiente.

Plataforma en empresa farmacéutica

En una prestigiosa empresa farmacéutica, la plataforma –empleada para la formación en farmacovigilancia de los empleados y para difundir información sobre sus productos- cuenta con relativamente pocos usuarios (253), pero un 95% de ellos ya ha accedido al sistema y participado en él. De hecho, desde su lanzamiento, en mayo de 2011, ha tenido más de 2.500 visitas. Los 86 objetos formativos y los 28 cursos con los que cuenta la plataforma han generado 160 comentarios. En una gran mayoría aportan información complementaria sobre los productos, piden correcciones a las evaluaciones o analizan los contenidos subidos.

Es asimismo significativo el hecho de que todo el contenido de los cursos ha sido generado por el cliente y para ello no ha empleado herramientas sofisticadas para la construcción de los objetos formativos. En realidad, la base son ppts y pdfs.

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