24 April, 2012

Ítaca: Plataforma integral E-Learning de Ineco

En Ineco es vital una formación de calidad y especializada para el desarrollo del negocio, precisamente porque esta empresa de Ingeniería y Consultoría considera el conocimiento como su principal activo. Sin embargo, el tiempo y una ubicación geográfica dispersa por parte de los empleados limitaban la articulación de una capacitación basada únicamente en la metodología presencial. Justo en ese contexto se implantó una plataforma integral de E-Learning, denominada Ítaca, capaz de unificar y gestionar en un único punto no sólo todos los objetos formativos disponibles, sino los datos e información respecto a itinerarios, seguimientos de cursos, resultados, estadísticas y otros aspectos individualizados.

César Bravo Llano

Jefe de Formación y Desarrollo de Ineco

Ineco es una empresa de Ingeniería y Consultoría formada por una plantilla de 3.000 empleados con un alto grado de cualificación. Un 75% cuenta con una licenciatura o ingeniería, ya que nuestros clientes exigen un nivel de especialización muy alto como condición inexcusable para llevar a cabo los proyectos de alto valor añadido que demandan. El conocimiento, por tanto, es identificado en toda la compañía como nuestro principal activo, aquel que todos debemos cuidar y desarrollar si es que queremos garantizar la buena marcha del negocio.

Una formación de excelencia es clave en este camino. Pero hay que tener en consideración los innegables inconvenientes espaciales y temporales que presenta la formación presencial. Gran parte de los tres millares de empleados de Ineco están geográficamente dispersos, por lo que difícilmente podrían seguir un plan de formación presencial al uso.

Es más, ni siquiera contaríamos con facilidad para adaptarnos a este tipo de formación tradicional en el caso de los empleados de la sede central, ya que sería complicado que todos ellos se concentraran en un punto y hora concretos para seguir un programa común.

Sin embargo, la formación E-Learning supera estas clásicas barreras. Para Ineco, esta metodología representa la gran oportunidad de ofrecer más opciones dentro de nuestro escenario formativo. Nos permite una mayor flexibilidad en el horario y lugar de impartición, lo que a su vez da lugar a una mejor adaptación dentro de la diversidad de casuísticas, esto es, lugares de trabajo, desempeño y disponibilidades de cada uno de nuestros empleados.

Queda claro, pues, que desde Ineco apostamos decididamente por el E-Learning. No es cuestión de costes, sino de convencimiento: nos facilita llegar a más gente de una forma mejor. Nos permite la implantación sencilla de unos excelentes cursos, tutorizados o no, según convenga. Y, además, esta metodología nos ofrece una flexibilidad total: no sólo puede ser la básica en cualquier plan formativo, sino que también se adapta hasta complementar la presencial –si es eso lo que se busca- y; por añadidura, hoy día cuenta con el mismo nivel y prestigio.

Hasta la implantación de Ítaca, la compañía contaba con diversos proyectos formativos online apoyados en diferentes plataformas: cada proveedor, según el curso requerido, proponía su propio método y plataforma. No había, pues, ningún nexo entre ellas.

Esto complicaba en grado sumo los seguimientos, pues la entrada de cada usuario era distinta en cada caso (al proveedor X o Y) y su reporte, lógicamente, era igualmente aislado e individualizado. El tratamiento de los datos, la elaboración de informes de seguimiento, la extracción de conclusiones y las evaluaciones eran tareas sumamente complejas. Incluso desde el punto de vista del usuario se hacía especialmente difícil el manejo de cada plataforma o el control del propio itinerario formativo.

Surgió, pues, la necesidad de contar con una única plataforma E-Learning que centralizara y coordinara todos y cada uno de los cursos que siguieran los empleados de Ineco, una herramienta que nos ofreciera una solución única y sistematizada. Y todo esto se logró adaptando una plataforma a nuestras especiales necesidades.

La clave de todo este proceso fue en realidad la puesta en marcha del proyecto, dado que la coordinación entre áreas fue realmente modélica. Se contó con un proveedor especializado en proyectos E-Learning, que actuó como asesor y coordinador entre las áreas de Sistemas de la Información y el Departamento de Formación y Desarrollo de Ineco, aportando ideas, diseños y nuevos métodos de aprendizaje.

Filosofía. El objetivo final era poder aunar en un único punto de información –dentro de la amplitud y complejidad de nuestra Intranet- todos los datos e información relacionada de cada alumno. Debíamos, en consecuencia, abrirnos a la tecnología para apoyar el desarrollo individual y colectivo de nuestros empleados, simplificando procesos, mejorando el input de comunicación y creando un espacio único de aprendizaje, tanto formal como informal.

Por tanto, no se trata únicamente de ofrecer cursos sin más, sino datos útiles y prácticos, como itinerarios formativos, seguimientos de los procesos realizados, resultados, estadísticas y datos individualizados. Es decir, la nueva plataforma nos ha permitido unificar el reporting de todos los proveedores de formación E-Learning, facilitando la gestión de la información. Y como es lógico, también ofrecer la posibilidad de complementar los itinerarios básicos de formación a través de diferentes objetos formativos.

La nueva herramienta, bautizada como Ítaca, debe su nombre al poema de Konstantínos Kaváfis del mismo nombre. Lo que este retórico griego expresa en su obra encaja a la perfección con la filosofía formativa de Ineco. Creemos que el aprendizaje es un camino que se recorre a lo largo de la vida, que no tiene fin, y que siempre, aún a pesar de las dificultades, está presente.

Y es que la puesta en marcha de la plataforma significó un paso de gigante para la compañía, el que dimos desde la formación convocada al aprendizaje informal. A través de esta herramienta planteábamos a los empleados una nueva forma de avanzar: una vía en la que se concibe el Informal Learning como un complemento al aprendizaje; algo libre, lúdico, que no supone una obligación y que responde a la cultura del afán por aprender y compartir, sin imposiciones.

Por tanto, desde el Departamento de Formación y Desarrollo no tratamos de imponer objetos formativos sin más; nuestro objetivo radica en que cada empleado, cada alumno, vaya abriendo la senda de su propio conocimiento y se enriquezca con el de los demás. Y esto no se trata de ningún pensamiento ilusorio –el wishful thinking anglosajón- sino toda una declaración de principios que aparece plenamente recogida en nuestro Plan Director de la Plataforma Ítaca. De hecho, estimamos que llegaremos a su óptimo desarrollo en el plazo de dos años.

Somos conscientes de que este tipo de aprendizaje requiere de un importante cambio cultural, de ahí que no queramos ejercer una presión excesiva. Por el contrario, nuestro interés estriba en hacer crecer y ampliar las posibilidades y capacidades de la plataforma en la medida en que los usuarios, los empleados de Ineco, la consideren útil. La clave del éxito es que ellos mismos sean los protagonistas, y para ello deben sentir que llevan el timón, que nadie les está imponiendo un camino o les fuerza a seguir un itinerario preestablecido.

A nuestro entender, tampoco el aprendizaje colaborativo debe sostenerse a partir de un sistema de premios y/o penalizaciones. La meta es llegar a un escenario ideal en el que los empleados compartan libremente conocimiento útil, se amplíe el talento colectivo, y todo ello sirva para desempeñar mejor el trabajo diario y, por tanto, la satisfacción personal y profesional de cada empleado.

Fase actual. En la fase actual de desarrollo –todavía inicial- el usuario puede evaluar objetos formativos a través de escalas, pero no efectuar comentarios. No obstante, en un breve espacio de tiempo se van a ampliar estas funcionalidades, si bien al ritmo que los empleados vayan marcando.

Además, en cuestión de pocos meses iremos incorporando de manera paulatina a la Plataforma no solamente aprendizaje, sino también información de gran utilidad para nuestros empleados. Nos referimos al Histórico Formativo en Ineco, es decir, datos de los cursos realizados en la compañía para cada uno de nuestros empleados. Esta información es personalizada y tiene la doble intención de dar la posibilidad de que actualicen sus CV cuando lo deseen y también de exponer los itinerarios formativos de todos los puestos que hay en Ineco, con el fin de dar a conocer los cursos que realizan las personas que ocupan cada puesto en la compañia.

También consideramos que un diseño práctico es clave en el éxito de una plataforma. Una interfaz sencilla y de fácil navegación es determinante. Los usuarios no disponen de mucho tiempo para buscar la información en menús infinitos y complejos, poco atractivos desde el punto de vista visual. Es fundamental ofrecer accesos directos; no podemos pretender que un alumno se motive si cada vez que accede a la plataforma obtiene experiencias negativas o de fracaso, buscando sin encontrar. La sencillez fue, por tanto, un requisito imprescindible que se estableció desde el comienzo de la concepción de Ítaca.

Resultados. En la implantación técnica fue vital la Dirección de TI de la empresa, cuyos excelentes profesionales se volcaron en el proyecto desde el primer día. Su amplia experiencia en crear aplicaciones para la mejora de los procesos fue vital, así como el apoyo que nos ofreció Raccoon, el proveedor de proyectos E-Learning, nuestra empresa colaboradora externa. De hecho, los usuarios están valorando muy positivamente el buen funcionamiento de la plataforma.

Dado que nos encontramos aún en una primera fase de Ítaca, la de lanzamiento, podemos calificar el resultado medido en términos de satisfacción y número de accesos como alto. A seis meses del lanzamiento, el número de visitas había sido de 12.843, y el de usuarios únicos alcanzaba los 2.128, es decir, más de dos tercios de los empleados ya han accedido y experimentado su sencillez de uso. Pero el éxito también se mide a partir de las numerosas peticiones de incorporación a la plataforma de nuevos cursos y objetos formativos –generales y específicos- que frecuentemente recibimos. Esa era, precisamente, otra de las metas que buscábamos.

Y es que hubiéramos podido incorporar un amplio catálogo de objetos y cursos, pero no era ese nuestro objetivo; por el contrario, nuestra intención era atender las peticiones que nos llegaran desde las distintas áreas para así asegurarnos el compromiso de uso y explotación de la información por los participantes. Es decir, inaugurábamos un nuevo concepto de alumno: de elemento pasivo a dinamizador, o lo que es lo mismo, una parte determinante del éxito.

Aún así, los primeros contenidos que hemos volcado en la plataforma forman parte de un catálogo bastante amplio, que toca áreas como Marketing, Comunicación u Operaciones. Se basa en buena parte en el formato de libro resumido, y está teniendo un considerable éxito, pues el usuario aprecia que sean concretos y concisos.

En un medio y largo plazo tenemos previsto incorporar nuevos objetos de ámbito general, si bien donde más queremos avanzar es en la realización de cursos técnicos a medida de cada una de las áreas de conocimiento de Ineco, precisamente porque esto es justo lo que están demandando nuestros empleados.

A nuestro juicio, la mejor manera de dotar de vida a la plataforma es emprender desarrollos propios, y para ello es imprescindible contar con la participación de las diferentes áreas. Por sólo mencionar un ejemplo, actualmente estamos inmersos en el lanzamiento de un curso de Inglés Técnico Aeronáutico en el que el Departamento de Formación y Desarrollo puede aportar una interesante base pedagógica; sin embargo, es el aporte técnico de aquella área lo que va a marcar la diferencia. En el futuro, optaremos, sin duda, por esta formación a medida para cada unidad de negocio, muy enfocada a las necesidades reales.

Mirando al futuro. Lamentablemente, el aprendizaje colaborativo ha formado escasas veces parte de la historia pedagógica española. En nuestro país arrastramos desde tiempos inmemoriales reticencias que nos inducen a pensar que si compartimos conocimiento perdemos valor en nuestros respectivos puestos de trabajo; algo que, a su vez, enraíza con un individualismo muy nuestro. En consecuencia, para alcanzar un verdadero aprendizaje colaborativo deberíamos emprender un paulatino cambio cultural.

A nuestro entender, una apertura hacia el aprendizaje colaborativo haría fluir en España un rico talento colectivo que en la actualidad se encuentra excesivamente compartimentado, por lo que lograríamos complementar perfiles sumamente valiosos pero cojos en algún aspecto.

Por ejemplo, son comunes en nuestro país los perfiles de directivos magníficamente cualificados en áreas técnicas pero con habilidades de Comunicación y Liderazgo poco desarrolladas. En realidad, los ejecutivos acceden a sus puestos con sobradas capacidades técnicas en áreas concretas pero con una escasa formación complementaria en otras habilidades.

Y es que casi nunca se ha valorado con anterioridad en España valores como el Liderazgo o la Gestión de Equipos, ni tampoco ha existido cultura creada sobre compartición de personas. Imaginemos, pues, lo difícil que puede resultar en muchas empresas compartir conocimiento, y ello a pesar de los innegables beneficios que reportaría.

Supongamos –siguiendo el anterior ejemplo- cuán positivo sería para cualquier compañía el que los expertos de las diferentes áreas compartieran sus diferentes conocimientos y aprendizajes en un ámbito de confianza y colaboración. El crecimiento cualitativo de ambos perfiles sería incalculable.

Si bien, y aunque esta sería la situación ideal –formación colaborativa interdepartamental- en Ineco somos conscientes de que es preferible actuar paso a paso. Por ello, juzgamos más conveniente iniciar la colaboración formativa dentro de cada área de conocimiento, esto es, en cada unidad de negocio. De este modo, las tareas están muy especializadas y es sencillo compartir conocimientos comunes. Sin duda, comenzar este tipo de aprendizaje en grupos de actividad laboral semejantes nos parece un excelente comienzo.

Paralelamente, y de cara a un futuro, uno de nuestros proyectos más ambiciosos es el del formador interno. Se encuentra aún en una fase muy incipiente y son muchos los aspectos que precisan concreción y formulación de detalles. No obstante, ya sabemos que desempeñará un papel protagonista tanto en la formación presencial como en E-Learning, pues a ambas, como mencionábamos anteriormente, otorgamos idéntica importancia.

El primer paso será la fase de identificación, capacitación y articulación de todos estos formadores dentro del Plan de Formación de Ineco. Si nos centramos en el ámbito E-Learning, prevemos que esta figura se ocupará más de la tutorización; es decir, no tanto en dinamizar como en actuar a modo de experto. Estimamos que esto supondrá un cambio en el estilo formativo de nuestra compañía.

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